Você já imaginou se fosse possível enviar seus relatórios e indicadores todos os dias por e-mail em um horário preestabelecido por você? Sem a necessidade de nenhuma linha de código ou conhecimento avançado, nada! Tudo o que você precisaria estaria ali, na caixa de e-mail. Não seria uma maravilha?
Pois bem, nesse artigo vamos aprender como implementar essa funcionalidade no Power BI e transformar esse sonho em realidade. Vamos conferir?
Antes de começarmos, é preciso que você saiba que o e-mail só pode ser enviado para uma conta PRO, ou seja, você não poderá sair apenas cadastrando os emails de sua empresa para recebimento, porque não irá funcionar. Mas não se preocupe, vamos contornar esse problema.
O primeiro passo então é criar um painel para cada público no qual você deseja enviar esse e-mail, seja ele um representante comercial, um gestor ou qualquer pessoa específica. Para isso, basta realizar os filtros conforme sua necessidade e clicar sobre a opção “Fixar Visual” em cada item no qual você deseja compartilhar.
Na tela que irá abrir, você deve selecionar a opção “Novo painel” e dar um nome de sua preferência. Recomendamos criar um código sequencial para facilitar sua localização futura, por exemplo : “001- Total faturado - representante X”, “002 - Relatório de vendas diárias - vendedor Y”.
Você pode adicionar mais visuais à esse painel, para isso quando clicar sobre “Fixar Visual”, você deverá selecionar a opção “Painel existente” e selecionar o painel criado anteriormente. Lembre-se, nesse painel deverá conter apenas os visuais que precisam aparecer para o público ou pessoa destinatário(a) então antes de adicionar certifique que o filtro correto foi aplicado.
Com o painel fixado, agora é hora de enviar ele por e-mail. Para isso, você deve clicar sobre a opção “Assinar” e inserir o seu e-mail onde é solicitado. É aqui que vem o segredo, o e-mail será enviado para o usuário da conta e não para outra pessoa, o motivo? você já irá entender. No assunto, é importante incluir algo que seja único e não se repita em sua caixa de e-mail e repetir o mesmo código sequencial do painel poderá lhe ajudar com isso. Mais abaixo temos as opções de frequência e horário de agendamento em que o Power BI enviará o e-mail. Feito isso, é só clicar em “salvar e fechar” que seu agendamento estará pronto. Se quiser executar sem esperar-lo, você pode clicar em “Executar agora”.
Até o momento você tem o relatório apenas na caixa de e-mail da conta usada para acessar o Power BI, o que sem dúvida já é um grande passo. Para facilitar ainda mais vamos definir uma regra para que assim que sua caixa de e-mail receba esse e-mail com o painel, ele encaminhe automaticamente para quem você deseja, sem a necessidade de nenhuma intervenção sua.
Nesse artigo foi usado o Gmail, mas o processo pode ser feito em outros locais como por exemplo o Outlook. Para definir essa regra de encaminhamento, você deverá acessar as configurações da sua caixa de e-mail e clicar sobre o botão “Configurações rápidas”. Na guia “Encaminhamento e POP/IMAP” você verá uma dica do próprio Gmail dizendo “Você também pode encaminhar apenas alguns dos seus e-mails criando um filtro!”.
Clicando sobre o link, irá abrir uma janela e nela colocaremos o mesmo assunto que usamos quando enviamos o e-mail pelo Power BI. Logo abaixo, deverá ser selecionada a opção “Com anexo”.
Ao clicar sobre o botão “Criar filtro”, uma nova janela será aberta e nela você poderá inserir para qual e-mail você quer encaminhar essa sua mensagem. Para finalizar, basta clicar sobre o botão “Criar filtro” e tudo estará pronto.
De forma resumida, o que acontece é que o Power BI envia o painel para uma conta PRO e dela os e-mails são encaminhados para os demais que não possuem uma conta PRO. É válido ressaltar que caso o assunto desse e-mail não seja algo exclusivo, ele será filtrado por sua caixa de e-mail e encaminhado junto para quem foi definido no filtro.
Viu como é simples? Dessa forma os você pode automatizar o envio dos seus painéis facilitando ainda mais o seu dia a dia.
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